Informationen über die Datenverarbeitung „Beschwerde- und Lobmanagement“

Ergänzend zu unseren Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten von Patienten im ambulanten, Notfall- oder stationären Behandlungszusammenhang, welche wir allen Genannten bei Erstkontakt und Ansprechbarkeit zur Verfügung stellen, erteilen wir nachfolgend Auskunft über die Datenverarbeitung bezüglich Ihrer Anregung, Beschwerde, Ihres Lobes.

Verantwortlichkeiten

FEK – Friedrich-Ebert-Krankenhaus Neumünster GmbH
Geschäftsführung: Svenja Ehlers
Adresse: Friesenstraße 11, 24534 Neumünster
Tel.: 04321 405-0
E-Mail: info(at)fek.de

Datenschutzbeauftragte
Cornelia Kühl
Tel.: 04321 405-5080
E-Mail: cornelia.kuehl(at)fek.de

Zweckbindung der Datenverarbeitung

Bearbeitung eingehender Anregungen, Beschwerden, Lobe

Rechtliche Grundlage

Art. 6. Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Verantwortlichen)

Datenkategorien/-arten

Datenkategorien	Datenarten
Stammdaten Kontaktperson/weitere betroffene Personen	Name, Vorname, Kontaktdaten (ggf. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
Stammdaten Beschäftigte	Titel, Name, Vorname, Funktion, Abteilung/Klinik, dienstliche Kontaktdaten
Anregungs-/ Beschwerde-/Lobdaten	Schilderung des Sachverhalts; Recherchen zum Sachverhalt; ggf. Kenntnisnahme personenbezogener Daten besonderer Kategorie nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO (Patientendaten)

Speicherdauer

Löschung der Dokumentation ohne Behandlungsbezug nach Beendigung des Prozesses „Beschwerde- und Lobmanagement“ + Geschäftsjahresende + drei Jahre

Beispiel: Ende des Prozesses 31.07.2024 → Ende des Geschäftsjahres 31.12.2024 → Löschung zum 31.12.2027

Löschung der Dokumentation mit Behandlungsbezug, angepasst an die Aufbewahrungspflicht für Patientenunterlagen, 30 Jahre

Datenverarbeitungen/-übermittlungen

Eingang Anregung, Beschwerde, Lob im Qualitäts-/Beschwerdemanagement → Aufnahme in Managementsystem
Übermittlung Anregung, Beschwerde, Lob an betroffene Abteilung/Klinik und Bitte um Bearbeitung/Stellungnahme
Betroffene Abteilung/Klinik: Kontaktaufnahme Kontaktperson, ggf. weiterer betroffener Personen, Terminvereinbarung, Stellungnahme → Ergebnismitteilung Qualitäts- und Beschwerdemanagement
Meldung an Behörden, falls rechtliche Verpflichtung
Archivierung Qualitäts- und Beschwerdemanagement

Datenverarbeitende Personen

Qualitäts- und Beschwerdemanagement; betroffene Personen in Abteilungen/Kliniken

Datenübermittlung

Intern: betroffene Abteilungen/Kliniken Extern: Behörden, z. B. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI), Datenschutzaufsichtsbehörde (ULD S-H, Kiel)

Sie können jederzeit für die Zukunft Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung widersprechen. Wenden Sie sich zu diesem Zweck an die unter Verantwortlichkeiten benannten Personen. Weitere Rechte finden Sie in den allgemeinen Informationen über die Datenverarbeitung für unsere Patienten.

Für darüber hinausgehende Auskünfte bezüglich der Datenverarbeitung stehen Ihnen die Abteilung Qualitäts- und Beschwerdemanagement, die Datenschutzbeauftragte und die Geschäftsführung zur Verfügung.